Autorin: StBin Sigune Vahnauer, Neubrandenburg

Die digitale Analyse von Daten zur Qualitätssicherung der Finanzbuchführung gewinnt in Zeiten der Digitalisierung und wachsender Datenmengen immer mehr an Bedeutung. Wer als innova-tive Steuerberatungskanzlei mit seinen Mandanten, dem Finanzamt und anderen Behörden mit-halten will, bedient sich mit steigender Zahl computergestützter Programme. So bietet zum Bei-spiel das Datenprüfungsprogramm der Datev eine Möglichkeit die Daten mit möglichst wenig Aufwand auf deren Richtigkeit und Übereinstimmung mit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu überprüfen. Datev bietet hiefür verschiedene Varianten an. Die einfache Vari-ante ist Datenprüfung compact. Damit lassen sich die eingegebenen Daten aus den Datev-Programmen unter anderem Kanzelei-Rechnungswesen prüfen. Die Classic-Variante kann zu-sätzlich Fremddaten importieren und analysieren. Comfort umfasst den Import und die Analyse von SAP-Audit-Formaten und einen automatisierten Ablauf der Datenanalyse.

Angemeldete Prüfungen von Finanzbehörden und weiteren Prüfinstituten können mit dem Da-tenanalyseprogramm vorbereitet und dokumentiert werden. Überdies stehen dem Anwender vorgefertigte Prüfungsschritte nach dem Prüfstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) für Fremdbuchführung und Kanzleirechnungswesen zur Verfügung.

Die Auswahl an Prüfungen in den einzelnen Bereichen ist vielfältig. So kann der Inventarbestand der Wirtschaftsgüter in den Anlagekonten auf die Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Höhe und Entwicklung der Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten usw. mit einem Vergleichsbestand ge-prüft oder gefiltert werden. Selbst der Aufbau der offenen Posten sowie die numerische Lücken-losigkeit bei der Vergabe von Rechnungsnummern sind auf einem Blick kontrollierbar. Die Aus-wertungen dienen unter anderem der Überprüfung von Unstimmigkeiten bei Anwendungspro-grammen von Mandanten, die keine gültige Softwaretestierung besitzen und dennoch im kauf-männischen Bereich zur Datenerstellung von Monats- oder Jahresabschlüssen eingesetzt wer-den. Weiter können Auffälligkeiten in der Kassenführung mit der “Benford-Methode“ oder mit dem „Chi-Quadrat-Test“ ermittelt werden. Bedeutung gewinnen diese Analysen im Vorfeld ei-ner Prüfung. Die Methoden können, statistisch gesehen, eine Manipulation in den Einnahmen aufdecken. Auch die Analyse der Daten aus Vorsystemen wie Registerkassen und Warenwirt-schaftssystemen ist möglich. Für die Erstellung von Jahresabschlüssen können einzelne Prüfschrit-te ausgewählt werden, sodass zusätzliche Kontrollmechanismen für eine Qualitätssteigerung in der Beratung in Betracht kommen. Neben Vorjahresanalysen können auch Quartals-, Monats- und Wochenanalysen in Bezug auf Umsatzerlöse, Wareneinsatz und Verhältnisse zwischen Erlösen und diversen Aufwendungen erstellt und ausgewertet werden.

Um eine Analyse durchführen zu können, müssen Daten z.B. aus dem Kanzlei Rechnungswesen importiert werden, damit der Benutzer die oben erwähnten Prüfungsschritte auswählen und festlegen kann. Anschließend werden die entsprechenden Variablen und Datenfelder zugeord-net. Diese Zuordnung gestaltet sich dabei etwas schwierig, da die Parameter wie Betragsbe-grenzungen, Kontonummernbereiche oder Rechnungsnummern exakt belegt sein müssen, um eine Prüfung durchzuführen. Bei richtiger Zuordnung wird der zu prüfende Punkt grün angezeigt, ansonsten ist das Feld rot oder gelb hinterlegt. Eine Prüfung dauert selbst bei größeren Daten-mengen und mehreren ausgewählten Prüfungsschritten nur wenige Minuten. Die Auswertung erfolgt grundsätzlich schematisch in Tabellenform und teilweise in Diagrammen.

Fazit: Im Ergebnis ist anzumerken, dass das Programm dem Anwender eine schnelle und über-sichtliche Datenprüfung in konkreten Prüfungsfällen ermöglicht, aus dem sich ggf. Fehler und Abweichungen schnell erkennen lassen. Allgemeine Prüfungen ohne konkreten Prüfungsgrund sind meines Erachtens aufgrund der Vielzahl an Möglichkeiten unpraktikabel.

Quelle:

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